Persönliche Produktivität – weniger tun, um erfolgreicher zu sein

persönliche Produktivität

Stressfreie persönliche Produktivität

ist für mich sehr wichtig. Deshalb beschäftige ich mich sehr bewusst mit diesem Them. Ich folge dem Pareto Prinzip. Manche bezeichnen es auch als die 80/20 Regel (siehe Buchempfehlung). Es ist einer der fünf Eckpfeiler meiner Arbeit als Trainer und Coach.

Es geht beim 80/20 Prinzip darum, dass es in der Regel ein paar wenige Dinge sind, die die größte Wirkung bei der Realisierung oder Umsetzung einer Sache (von einem Ziel) haben. Es geht also darum die Frage zu klären: „was sind die 20% der Aktivitäten, die zu 80% zum Erfolg von etwas beitragen?“ Auf diese wenigen Dinge sollte man sich bewusst einlassen und fokussieren.

Ich bezeichne diese “wenigen & wichtigen Dinge” als EKA – Erfolgs-Kritische-Aktivitäten.

„Wenn du sehr viele Dinge tun musst, tue nur eines.“
Martin Luther

Was bedeutet das genau in der Praxis? 

Wenn Sie ein Ziel definiert haben, dann geht es im nächsten Schritt darum zu erkennen, was die EKA’s zur Erreichung von diesem Ziel. Die Frage lautet: „Was sind die drei wichtigsten Aktivitäten, um dieses Ziel am schnellsten/effektivsten zu erreichen? 

Bei der Beantwortung dieser Frage helfen folgende Vorgehensweisen sehr gut:

  • sich auf die eigene Erfahrungen/Erfolge verlassen
  • einen Coach/Experten zur Hilfe holen
  • mit Anderen im Team/Umfeld darüber nachdenken (ein Brainstorming machen)
  • forschen und recherchieren (z.B. Im Internet)
  • von Büchern (von Erfolgen Anderer) lernen oder
  • der eigenen Intuition vertrauen.

Es gibt am Ende keine klare und feste Regel. Ich persönliche nutze oftmals eine Kombination der hier genannten sechs Strategien.

Extra Tipp: Eine gute Hilfe, um die EKA’s für Ziele zu finden, ist auch die „2-Stunden-Frage“. Sie fragen sich selbst: „Angenommen ich hätte nur 2 Stunden Zeit am Tag, um mein Ziel zu erreiche. Was würden ich jetzt unbedingt in diesen 2 Stunden tun wollen?“ 

In der Regel ist es keine große oder all zu schwierige Aufgabe die EKA’s für ein bestimmtes Ziel zu definieren. Vor allem im Informationszeitalter.

Meine 3 EKA’s für mich als MindStore Trainer sind: 

EKA 1: Kundenakquise – Kunden finden und gewinnen

EKA 2: Kundenbeziehung – mit bestehenden Kunden eine gute Beziehung haben

EKA 3: Bei allen Trainings und Seminare, die ich abhalte, für die Teilnehmer ein tolles Erlebnis zu kreieren.

Natürlich gibt es für mich als selbständiger Trainer noch viele andere Dinge zu tun. Buchhaltung, Texte schreiben, weiterbilden etc. Aber wenn ich diese drei Dinge beständig hinbekomme, dann bin ich als MindStore Trainer immer auch sehr erfolgreich. Und für diese drei Dinge habe ich immer genügend Zeit.

Meine 3 EKA’s für mich als Hundebesitzer sind: 

EKA 1: Bewegung – mit unseren Hunden täglich lange laufen gehen = mind. 2 Std. am Tag

EKA 2: Konsequenz sein – ein Nein, ist immer ein Nein; ein Sitz, bedeutet immer Sitz machen

EKA 3: Liebevolle Beziehung – den Hund überall mitnehmen, damit unsere Hunde erfahren, dass sie ein fester Bestandteil von unserem „Rudel“ sind – das ist Liebe für einen Hund

Natürlich gibt es auch hier viele andere Dinge für unsere Hunde zu tu. Sie zu füttern und für sie einen ruhigen und trockenen Schlafplatz haben etc. Aber diese 3 EKA’s machen den großen Unterschied für eine wirklich gute Beziehung zu unseren Hunden aus. Und für diese drei Dinge habe ich immer genügend Zeit.

PersönlichkeitsentwicklungEKA’s schaffen Klarheit und Fokus

Mit Hilfe von EKA’s können wir sehr viel bewusster unsere Tage planen und gestalten. So entsteht Fokus.

An einem A-Tag (die Erklärung, was ein A-Tag ist folgt gleich noch) möchte ich 80% meiner Zeit nur mit meinen EKA’s verbringen. Also plane und organisiere ich meine A-Tage entsprechend.

Natürlich gibt es auch noch andere Dinge zu tun. Doch diese Drei Aktivitäten erhalten an diesem Tag, die meiste Aufmerksamkeit von mir. Es ist eine ungemein wichtige Vereinfachung für meine Tagesplanung und reduziert enorm die Komplexität in meinem Berufsleben.

Ich muss an diesem Tag nicht 20 Dinge machen. Sondern nur ein, zwei oder maximal drei wichtige Dinge.

Bewusster Entrümpeln in drei Schritten

Aber diese Einfachheit hat natürlich auch einen Preis. Und der Preis ist eine höhere Radikalität. Nämlich die “Nicht-EKA-Dinge” sehr bewusst und teilweise auch sehr radikal zu stoppen, loszulassen oder zumindest stark zu reduzieren.

Ein wichtiger Schritt ist also das bewusste Loslassen. Nein zu sagen ist natürlich nicht immer einfach. Aber wenn wir wissen zu was wir wirklich JA sagen möchten, dann geht das doch sehr viel leichter. Jeder effektiv tätiger Mensch ist genau darin besonders gut. Schauen wir uns die Schritte des Loslassens an.

Schritt 1

Zuerst das loslassen, was nicht mehr gut und hilfreich für einen ist. Im Lauf der Zeit sammelt sich vieles an, was einfach nicht mehr produktiv und effektiv für einen ist. Diese Dinge sollten wir sowieso immer wieder regelmäßig eliminieren.

Schritt 2

Alle Zeitfresser und belastenden Störungen eliminieren. Es gibt viele Studien über Arbeitsproduktivität und die für mich interessanteste Erkenntnis dieser Studien ist die, dass selbst die produktivsten Menschen maximal 60% ihrer Zeit produktiv sind. Was passiert in den anderen 40% der Zeit? Was verhindert, dass diese Menschen nicht produktiv sein können? Die Antwort: Störungen und Zeitfresser.

Im Durchschnitt wird jeder Mensch 1 mal alle 8 Minuten gestört (in seiner Tätigkeit unterbrochen) – also ca. 7 Mal pro Stunde, oder 50-60 Mal pro Tag. Im Durchschnitt dauert so eine Unterbrechung 5 Minuten – was pro Tag ca. 4 Stunden aus macht (oder ca. 50% eines durchschnittlichen Arbeitstages). 80% dieser Unterbrechungen fallen in die Kategorie „unwichtig und ohne Nutzen“ – es werden dadurch etwa 3 Stunden pro Tag verschwendet.

Schritt 3

All die Dinge, die zwar EKA’s sind, die ich aber nicht besonders gern mag oder in denen ich nicht besonders gut bin, an andere Personen delegiere, die genau darin eine besondere Stärke besitzen. Delegieren nach dem Stärkenmodell. 

Das Ziel ist, dass ich irgendwann 80% meiner Zeit mit meinen EKA’s verbringe, die zu 80% meinen besonderen Stärken entsprechen.

Es geht um Qualität und nicht mehr um Quantität

Eine wichtige Sache wirklich erfolgreich tun zu können, bringt mich meistens sehr viel weiter als zu versuchen an einem Tag 10, 15 oder 20 Dinge tun zu wollen und am Ende keines davon erfolgreich abgeschlossen zu haben.

Weniger zu tun, ist das große Geheimnis für meine persönliche Produktivität und Effektivität. Grenzen sind wichtig und hilfreich.

EVA – Zeit, etwas anders betrachtet 

Mein Mentor Jack Black hat mir dieses tolle und sehr effektive Modell vorgestellt. Es geht darum meine Tage im Jahr in eine von drei Kategorien einzuteilen.

Alles beginnt mit  „Erholungstage (-zeit) = E-Tage“

An so einem Tag, es handelt sich immer um eine 24 Stunden Periode, geht es nur um drei Dinge:

  1. Erholung und Regeneration (körperlich, geistig, spirituell und emotional)
  2. Workl-Life-Balance: Zeit mit den Menschen zu verbringen, die für einen besonders wichtig sind (Partner, Kinde, Familie und Freunde)
  3. Als Basis für mehr Kreativität

An einem E-Tag gibt es keinerlei „arbeitsbezogene“ Gedanken und Aktivitäten (keine Anrufe, keine Emails, keine Gespräche in Bezug auf die Arbeit). Ein E-Tag ist eine der notwendigen Grundvoraussetzungen, um erfolgreich und sehr produktiv zu sein.

Dann gibt es „Vorbereitungstage (-zeit) = V-Tage“

An so einem Tag geht vor allem um folgendes:

  1. Alles so zu organisieren (vorzubereiten, zu planen, zu gestalten, zu lernen, zu üben, notwendige Daten einholen etc.) damit wir an unseren E-Tage völlig ungestört erholen können und wir an unseren A-Tage höchst effektiv sind.

Und die dritte Kategorie ist der „Aktionstage (-zeit) = A-Tage“.

An diesem Tag geht es letztendlich darum:

  1. Großartige Resultate mit Hilfe von unseren besonderen Stärken & EKA’s zu kreieren

Das Jahr planen

Was ich also mache ist zuerst festzulegen, wie viele E-Tage ich im Jahr haben möchte. Für mich sind das 145 Tage (52 Wochenende, plus 11 Feiertage und plus 30 Tage Urlaub). Diese werden zuerst (für das ganze Jahr im voraus) im Kalender fest eingeplant und natürlich mit den Menschen, die wir lieben, gemeinsam festgelegt.

Als nächstes legte ich fest, wie viel V-Tage ich im Jahr für mich einplane. Ich gehe von 1,5 Tagen pro Woche aus. Das sind aufgerundet 80 Tage im Jahr.

Wenn ich nun richtig gerechnet habe, habe ich jetzt noch 140 Tage übrige, um meine beruflichen Ziele zu erreichen. Das sind meine A-Tage. An einem A-Tag verbringe ich 80% meiner Zeit nur mit meinen EKA’s, die meinen ganz besonderen Stärken entsprechen.

Dadurch, dass ich mein Jahr – meine 365 Tage – so einteile, dass ein Tag entweder ein E, V oder A-Tag ist, kann ich mich noch mehr fokussieren und meine Produktivität deutlich verbessern.

persönliche Produktivität
Photo: Photospin

Meine Woche planen

Wenn es geht, sollte ein Tag immer nur einen Fokus haben. Entweder E, oder V oder A!

  • Ich entscheide zuerst die E-Tag (E-Zeit) für die Woche: Z.B. Samstag und Sonntag.
  • Dann entscheide ich, wann ich V-Zeit nehmen werde. Ich gehe von 1,5 Tagen aus. Z.B. Dienstag Vormittag und Donnerstag Nachmittag und Freitag Nachtmittag.
  • Damit sind meine A-Tage: Montag, Dienstag Nachmittag, Mittwoch, Donnerstag Vormittag und Freitag Vormittag. An diesen A-Tagen arbeite ich zu 80% an meinen EKA’s für meine wichtigsten Ziele.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie fokussiert an Ihren wichtigen Aktivitäten für Ihren Erfolg arbeiten? 

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