Es gibt drei wichtige Zeitwahrheiten:
- Zeitwahrheit No. 1: Sie haben immer zu viel zu Tun!
- Zeitwahrheit No. 2: Sie werden nie genug Zeit haben, um alles zu Tun!
- Zeitwahrheit No. 3: Aber Sie haben immer ausreichend Zeit, um die 1,2 oder 3 wirklich wichtigen Dinge zu Tun!
Das gilt natürlich für jeden von uns. Aber im Besonderen für Unternehmer, Leader und Manager. Denn diese Menschen haben es sich angewöhnt, immer mehr Aufgaben im Lauf der Zeit anzunehmen und sind nicht immer sehr gut darin, auch wieder viele von diesen Dingen (Aktivitäten, Aufgaben, Projekte) loszulassen.
Eliminierungs-Fahrplan
Die Lösung ist ein sehr bewusster und strukturierter „Eliminierungs-Fahrplan“. Ganz gleich wie Sie es nennen wollen: entrümpeln, loslassen, stoppen, eliminieren, nein-sagen, es geht heute vor allem darum WENIGER zu tun und LOSLASSEN zu können.
Der Grund warum wir so etwas sehr bewusst tun müssen ist der, dass etwa 40-45% von dem was wir jeden Tag tun, nicht bewusst von uns entschieden wird, sondern automatisch (aus Gewohnheit) gemacht wird. Deshalb hinterfragen wir kaum noch dass, was wir jeden Tag tun.
Es braucht Ihre klare und bewusste Führung damit das Loslassen in der Praxis auch funktionieren wird.
Denn nur dann werden wir wieder in der Lage sein unsere Stärken und ungenutzten Potenziale abzurufen. Nur kann können wir das, was wirklich in uns steckt auch wirklich abrufen und ausleben. Nur kann werden wir genügend Zeit für die Dinge habe, die wirklich wichtig und bedeutungsvoll für unseren Erfolg sind.
Ihr persönlicher Eliminierungs-Fahrplan
Hier ist meine Empfehlung für Sie, wie Sie sehr bewusst und professionell, in vier einfachen Schritten, Aktivitäten loslassen können, um am Ende mindestens 8 Stunden in Ihrer Woche zu gewinnen.
Sie sollten, bevor Sie loslegen, drei wichtige Dinge wissen, bzw. herausfinden und sehr viel klare (und bewusster) verstehen.
- Was die, für die Erreichung Ihrer Top-Ziele, wenigen wichtigen Aktivitäten sind. Ihre EKA (lesen Sie für mehr Informationen was EKA’s sind diesen Beitrag). EKA sind die Top 3 Aktivitäten, die Ihnen am schnellsten Helfen Ihr Ziel zu erreichen.
- Was Ihre besonderen Stärken (ES) und Ihre Schwächen (IK & K) sind. (Lesen Sie für mehr Informationen diesen Beitrag)
- Für was Sie die größte Begeisterung in Ihrer täglichen Arbeit haben.
Erstellen Sie ein Aktivitäten- und Zeit-Journal. Am besten für 5 Arbeitstage. Auf der nachfolgenden Grafik sehen Sie, wie so ein Journal aussieht.
Beginnen Sie damit alle Ihre gegenwärtigen Aktivitäten / Tätigkeiten in eine der vier Spalten einzutragen und notieren Sie auch wie viel Zeit Sie in jeder dieser vier Spalten in diesen 5 Tagen verbracht haben. Tragen Sie diese Aktivitäten in jedem Fall in die entsprechende Spalte ein auch wenn Sie derzeit noch nicht genau wissen, wie Sie z.B. etwas stoppen oder delegieren oder automatisieren können. Wichtig ist erst einmal alle Aktivitäten dort einzutragen, wo sie gemäß Ihrem Denken hingehören.
In Spalte 1 notieren Sie sich:
- die Dinge, bei denen Sie das Gefühl haben, dass es sich um eine für die Erreichung Ihrer Ziele sehr wichtige Aktivität (EKA) handelt UND die Sie auch hervorragend können (es Ihren besonderen Stärken entsprechen).
- die Aktivitäten, die nur Sie tun können/dürfen
In Spalte 2 gehören:
- was heute ineffektiv / unproduktiv ist
- alle Zeitfresser
- alle unnötigen bürokratischen Aktivitäten
- also alles, was Sie auf keinen Fall mehr tun sollten und möchten.
In Spalte 3 notieren Sie sich die Aktivitäten:
- die Ihnen keinen Spaß (mehr) machen, die Sie nicht gerne tun, die sie oft aufschieben und hinauszögern
- die Sie nicht besonders gut können. Die eindeutig nicht zu Ihren Stärken zählen. Wo der Stress- und Frustrationslevel sehr hoch für Sie ist
Nach Ihrer Ist-Aufnahme nehmen Sie sich wieder 5 Tage Zeit, um mit Ihrem Team, Kollegen, Vorgesetzten, Coach, Experten darüber sprechen, WAS Sie WIE stoppen, delegieren und/oder automatisieren werden. Das Ziel ist 8 Stunden (pro Woche) für Sie zu gewinnen. Acht Stunden, die Sie bisher in Spalte 2, 3 & 4 verbracht haben und die Sie nun in Spalte 1 verbringen werden.
Bewusst 80% an Ihren Tagen nur noch die wenigen Dinge in Spalte 1 tun. Das bedeutet, Ihren Tag entsprechend und bewusst zu planen. Am besten anfänglich auch während des Tages, z.B. mit Hilfe Ihres Smartphones, alle 60 Minuten eine kleine „Erinnerung“ mit dem Text: „Tust du gerade das, was du jetzt wirklich tun solltest?“, erhalten.
Auf diese Weise können Sie immer wieder überprüfen, dass Sie noch auf Kurs sind.
Das neue Zeitmanagement hat mehr mit „abziehen“ als mit „hinzufügen“ zu tun!
Hilfreiche Fragen
um Aktivitäten mit einem geringen Mehrwert (Nicht-EKA-Aktivitäten) gehen zu lassen:
- Frage 1: Wie wichtig ist diese Aktivität / Aufgabe? Welchen Mehrwert kreiert sie? Handelt es sich um eine EKA?
- Frage 2: Wie leicht ist es für Sie diese Aktivität zu stoppen?
- Frage 3: Gibt diese Aktivität Ihnen einen persönlichen / emotionalen positiven Nutzen? Ist es eine Aktivität, die Sie stärkt / Ihnen gut tut?
- Frage 4: Könnten Sie diese Aktivität delegieren (nach dem Stärkenmodell)? Hier ist gemeint, dass eine andere Person es mindestens zu 80% so gut tun kann, wie Sie das zur Zeit können.
Wollen Sie diesen Plan umsetzen und 8 Stunden pro Woche sparen? Werden Sie diesen Fahrplan nutzen?
