Stressfreie persönliche Produktivität
ist für mich sehr wichtig. Deshalb beschäftige ich mich sehr bewusst mit diesem Them. Ich folge dem Pareto Prinzip. Manche bezeichnen es auch als die 80/20 Regel (siehe Buchempfehlung). Es ist einer der fünf Eckpfeiler meiner Arbeit als Trainer und Coach.
Es geht beim 80/20 Prinzip darum, dass es in der Regel ein paar wenige Dinge sind, die die größte Wirkung bei der Realisierung oder Umsetzung einer Sache (von einem Ziel) haben. Es geht also darum die Frage zu klären: „was sind die 20% der Aktivitäten, die zu 80% zum Erfolg von etwas beitragen?“ Auf diese wenigen Dinge sollte man sich bewusst einlassen und fokussieren.
Ich bezeichne diese “wenigen & wichtigen Dinge” als EKA – Erfolgs-Kritische-Aktivitäten.
„Wenn du sehr viele Dinge tun musst, tue nur eines.“
Martin Luther
Was bedeutet das genau in der Praxis?
Wenn Sie ein Ziel definiert haben, dann geht es im nächsten Schritt darum zu erkennen, was die EKA’s zur Erreichung von diesem Ziel. Die Frage lautet: „Was sind die drei wichtigsten Aktivitäten, um dieses Ziel am schnellsten/effektivsten zu erreichen?
Bei der Beantwortung dieser Frage helfen folgende Vorgehensweisen sehr gut:
- sich auf die eigene Erfahrungen/Erfolge verlassen
- einen Coach/Experten zur Hilfe holen
- mit Anderen im Team/Umfeld darüber nachdenken (ein Brainstorming machen)
- forschen und recherchieren (z.B. Im Internet)
- von Büchern (von Erfolgen Anderer) lernen oder
- der eigenen Intuition vertrauen.
Es gibt am Ende keine klare und feste Regel. Ich persönliche nutze oftmals eine Kombination der hier genannten sechs Strategien.
Extra Tipp: Eine gute Hilfe, um die EKA’s für Ziele zu finden, ist auch die „2-Stunden-Frage“. Sie fragen sich selbst: „Angenommen ich hätte nur 2 Stunden Zeit am Tag, um mein Ziel zu erreiche. Was würden ich jetzt unbedingt in diesen 2 Stunden tun wollen?“
In der Regel ist es keine große oder all zu schwierige Aufgabe die EKA’s für ein bestimmtes Ziel zu definieren. Vor allem im Informationszeitalter.
Meine 3 EKA’s für mich als MindStore Trainer sind:
EKA 1: Kundenakquise – Kunden finden und gewinnen
EKA 2: Kundenbeziehung – mit bestehenden Kunden eine gute Beziehung haben
EKA 3: Bei allen Trainings und Seminare, die ich abhalte, für die Teilnehmer ein tolles Erlebnis zu kreieren.
Natürlich gibt es für mich als selbständiger Trainer noch viele andere Dinge zu tun. Buchhaltung, Texte schreiben, weiterbilden etc. Aber wenn ich diese drei Dinge beständig hinbekomme, dann bin ich als MindStore Trainer immer auch sehr erfolgreich. Und für diese drei Dinge habe ich immer genügend Zeit.
Meine 3 EKA’s für mich als Hundebesitzer sind:
EKA 1: Bewegung – mit unseren Hunden täglich lange laufen gehen = mind. 2 Std. am Tag
EKA 2: Konsequenz sein – ein Nein, ist immer ein Nein; ein Sitz, bedeutet immer Sitz machen
EKA 3: Liebevolle Beziehung – den Hund überall mitnehmen, damit unsere Hunde erfahren, dass sie ein fester Bestandteil von unserem „Rudel“ sind – das ist Liebe für einen Hund
Natürlich gibt es auch hier viele andere Dinge für unsere Hunde zu tu. Sie zu füttern und für sie einen ruhigen und trockenen Schlafplatz haben etc. Aber diese 3 EKA’s machen den großen Unterschied für eine wirklich gute Beziehung zu unseren Hunden aus. Und für diese drei Dinge habe ich immer genügend Zeit.
EKA’s schaffen Klarheit und Fokus
Mit Hilfe von EKA’s können wir sehr viel bewusster unsere Tage planen und gestalten. So entsteht Fokus.
An einem Tag möchte ich 80% meiner Zeit nur mit meinen EKA’s verbringen. Also plane und organisiere ich meine Tage entsprechend.
Natürlich gibt es auch noch andere Dinge zu tun. Doch diese Drei Aktivitäten erhalten an diesem Tag, die meiste Aufmerksamkeit von mir. Es ist eine ungemein wichtige Vereinfachung für meine Tagesplanung und reduziert enorm die Komplexität in meinem Berufsleben.
Ich muss an diesem Tag nicht 20 Dinge machen. Sondern nur ein, zwei oder maximal drei wichtige Dinge.
Bewusster Entrümpeln in drei Schritten
Aber diese Einfachheit hat natürlich auch einen Preis. Und der Preis ist eine höhere Radikalität. Nämlich die “Nicht-EKA-Dinge” sehr bewusst und teilweise auch sehr radikal zu stoppen, loszulassen oder zumindest stark zu reduzieren.
Ein wichtiger Schritt ist also das bewusste Loslassen. Nein zu sagen ist natürlich nicht immer einfach. Aber wenn wir wissen zu was wir wirklich JA sagen möchten, dann geht das doch sehr viel leichter. Jeder effektiv tätiger Mensch ist genau darin besonders gut. Schauen wir uns die Schritte des Loslassens an.
Schritt 1
Zuerst das loslassen, was nicht mehr gut und hilfreich für einen ist. Im Lauf der Zeit sammelt sich vieles an, was einfach nicht mehr produktiv und effektiv für einen ist. Diese Dinge sollten wir sowieso immer wieder regelmäßig eliminieren.
Schritt 2
Alle Zeitfresser und belastenden Störungen eliminieren. Es gibt viele Studien über Arbeitsproduktivität und die für mich interessanteste Erkenntnis dieser Studien ist die, dass selbst die produktivsten Menschen maximal 60% ihrer Zeit produktiv sind. Was passiert in den anderen 40% der Zeit? Was verhindert, dass diese Menschen nicht produktiv sein können? Die Antwort: Störungen und Zeitfresser.
Im Durchschnitt wird jeder Mensch 1 mal alle 8 Minuten gestört (in seiner Tätigkeit unterbrochen) – also ca. 7 Mal pro Stunde, oder 50-60 Mal pro Tag. Im Durchschnitt dauert so eine Unterbrechung 5 Minuten – was pro Tag ca. 4 Stunden aus macht (oder ca. 50% eines durchschnittlichen Arbeitstages). 80% dieser Unterbrechungen fallen in die Kategorie „unwichtig und ohne Nutzen“ – es werden dadurch etwa 3 Stunden pro Tag verschwendet.
Schritt 3
All die Dinge, die zwar EKA’s sind, die ich aber nicht besonders gern mag oder in denen ich nicht besonders gut bin, an andere Personen delegiere, die genau darin eine besondere Stärke besitzen. Delegieren nach dem Stärkenmodell.
Das Ziel ist, dass ich irgendwann 80% meiner Zeit mit meinen EKA’s verbringe, die zu 80% meinen besonderen Stärken entsprechen.
Es geht um Qualität und nicht mehr um Quantität
Eine wichtige Sache wirklich erfolgreich tun zu können, bringt mich meistens sehr viel weiter als zu versuchen an einem Tag 10, 15 oder 20 Dinge tun zu wollen und am Ende keines davon erfolgreich abgeschlossen zu haben.
Weniger zu tun, ist das große Geheimnis für meine persönliche Produktivität und Effektivität. Grenzen sind wichtig und hilfreich.
Zeit, etwas anders betrachtet
Mein Mentor Jack Black hat mir dieses tolle und sehr effektive Modell vorgestellt (was heute „Chunking“ – das Bündeln von Aufgaben – genannt wird). Es geht darum, dass jeder Tag immer nur 1 Priorität haben kann.
Priorität: Erholung
An so einem Tag geht es vor allem um zwei Dinge:
- Erholung und Regeneration (körperlich, geistig, spirituell und emotional)
- Workl-Life-Balance: Zeit mit den Menschen zu verbringen, die für einen besonders wichtig sind (Partner, Kinde, Familie und Freunde)
An diesem Tag gibt es keinerlei „arbeitsbezogene“ Gedanken und Aktivitäten (keine Anrufe, keine Emails, keine Gespräche in Bezug auf die Arbeit). Diese Qualitativ Hochwertigen Entspannungsperiode ist eine der notwendigen Grundvoraussetzungen, um erfolgreich und sehr produktiv zu sein.
Priorität: Vorbereitung
An so einem Tag geht vor allem darum alle notwendigen Dinge für unsere Arbeit und auch für unsere Erholung vorzubereiten, zu organisieren, zu strukturieren, zu planen, zu lernen, zu üben, Daten sammeln etc.
Priorität: Geld verdienen
An diesem Tag geht es letztendlich darum, genau die Dinge zu tun, mit denen wir unser Geld verdienen. Das wir großartige Resultate mit Hilfe von unseren besonderen Stärken & EKA’s kreieren
Das Jahr planen
Heute können die meisten sehr gut und einfach festlegen, wie viele freie Tage im Jahr sie haben. Für viele sind das z.B. 145 Tage (52 Wochenende, plus 11 Feiertage und plus 30 Tage Urlaub).
Als nächstes kann mann festlegen, wie viel Tage im Jahr für das organisieren, planen und strukturieren der Arbeit notwendig sind. Ich gehe von 1,5 Tagen pro Woche aus. Das sind aufgerundet 80 Tage im Jahr.
Wenn ich nun richtig gerechnet habe, habe bleiben in diesem Beispiel jetzt noch 140 Tage übrig, um die beruflichen Ziele zu erreichen.
Mit Hilfe von diesem „Chunking-Zeitmodell“, indem jeder Tag im Jahr immer nur 1 Priorität haben kann, kann ich mich noch mehr fokussieren und meine Produktivität deutlich verbessern.
Meine Woche planen
Natürlich gilt das Chunking Modell auch für die Wochenplanung.
- Ich entscheide zuerst die Erholungstage für die Woche: Z.B. Samstag und Sonntag.
- Dann entscheide ich, wieviel Zeit benötige ich, um Dinge, Projekte, Kurse etc. vorzubereiten und zu organisieren. Ich gehe in der Regel von 1,5 Tagen in der Woche aus. Z.B. Dienstag Vormittag und Donnerstag Nachmittag und Freitag Nachtmittag.
- Damit bleiben noch die restlichen Tage in der Woche übrig, in denen es vor allem um Geldverdienen geht: Z.B. den ganzen Montag, Dienstag Nachmittag, den ganzen Mittwoch, Donnerstag Vormittag und Freitag Vormittag. An diesen Tagen arbeite ich zu 80% an meinen EKA’s für meine wichtigsten Ziele.
Wie stellen Sie sicher, dass Sie fokussiert an Ihren wichtigen Aktivitäten für Ihren Erfolg arbeiten?
