Das neue Zeitmanagement - weniger und dafür besser

Warum beschäftige ich mich mit Zeitmanagement? Ich bin doch kein Zeitmanagement Experte! Nun, ich bin schon ganz alleine wegen der Tatsache, dass ich seit 23 Jahren erfolgreich selbständig bin, zu einem gewissen Grad zu einem Zeitmanagement Experten geworden.

Aber es gibt noch einen weiteren Grund, warum gerade ich Menschen beim Thema „Zeitmanagement“ sehr gut unterstützen kann. Weil Zeitmanagement heute weniger mit bestimmten „Time-Systemen“ oder mit irgendeiner „Software“ zu tun hat, sondern sehr viel mehr mit Zielklarheit, Motivation, Denken, Gefühlen und Emotionen. Und das sind genau meine Themen.

Aber vielleicht der wichtigste Grund, warum ich mich in den letzten Jahren doch sehr viel mehr mit Zeitmanagement (persönliche Produktivität) beschäftigt habe ist der, dass viele meiner Kunden, Kurteilnehmer und Coachees mir immer wieder folgendes sagen: „Ich habe keine Zeit, um X oder Z zu machen.“ Sie sagen mir, dass sie einfach zu beschäftigt sind, um ein paar wirklich für Sie wichtige und äußerst hilfreiche Dinge zu tun. Die kurze Antwortet lautet: „Dafür habe ich einfach keine Zeit.“

Also habe ich mich auf den Weg gemacht dieses Thema etwas tiefer zu erforschen und habe wie ich denke, sehr viel Tolles und Wichtiges gefunden und erfahren, das ich heute gerne mit Ihnen teilen möchte. Und eines ist hier glaube ich sehr wichtig zu verstehen: „Wir können Zeit nicht managen, die ist für uns alle gleich, wir können immer nur Aktivitäten managen.“

Zeitmanagement ist tot – es lebe das Anti-Zeitmanagement

Mann kann heute berechtigterweise sagen, dass das alte „klassische“ Zeitmanagement ausgedient hat. Es funktioniert heute einfach nicht mehr. Es ist ein Konzept aus dem 20. Jahrhundert (die alte Welt) und passt nicht mehr in das 21. Jahrhundert (die neue Welt).

Viele bekannte Zeitmanagement-Gurus bestätigen das heute – unter anderem Prof. Seiwert. Das 21. Jahrhundert braucht ganz eindeutig eine andere Form von Zeitmanagement. Und hier gefällt mir der Begriff vom „Anti-Zeitmanagement“ sehr gut. Ich weiß nicht wer ihn kreiert hat, aber er trifft es wie ich finde sehr gut, um was es heute geht.

Lassen Sie uns also die ALTE WELT mit der NEUEN WELT des Zeitmanagements vergleichen.

Photo: Photospin

Zuerst die alte Welt

Hier ging es vor allem darum, Aktivitäten- / Aufgabenlisten zu erstellen, dann für diese Prioritäten (A, B oder C) festzulegen und dann diese, gemäß ihrer festgelegten Prioritäten, abzuarbeiten. Immer mit dem Ziel, in meinen Tag soviel Aktivitäten wie möglich reinzupacken. Soviel wie möglich an diesem Tag zu tun.

Das klingt irgendwie gut und sinnvoll, aber funktioniert heute nicht mehr. Und das hat vor allem mit drei Gründen zu tun:

Weil heute, fast schon unaufhörlich, immer wieder neue Chancen & Möglichkeiten auf uns zu kommen. Wir werden damit überflutet – wir werden beständig von Neuem unterbrochen und abgelenkt. Und generell gilt, wer heute erfolgreich ist, der erhält dann auch noch als Belohnung noch mehr neue Chancen & Möglichkeiten. Wir leben in einer Zeit der Informationsüberflutung – wir haben einfach zu viele externe Stimulierungen (Beeinflussungen). Die Medien, sozialen Medien und das Internet sind ein Grund hierfür. Es gibt heute ganz einfach sehr viel mehr Aktivitäten und Chancen in der Welt, als uns dafür Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Das Resultat hiervon: unsere Aktivitätenliste wird immer länger!
Weil heute buchstäblich ALLES wichtig und dringend ist. Weil man uns gesagt hat, dass es mit dem richtigen Zeitmanagement möglich ist alle diese Aktivitäten auch abzuarbeiten und alle unsere Ziele auch erreichen zu können. Deshalb glauben wir immer noch, dass wir ALLES tun können. Glauben immer noch, dass jede Chance immer auch eine tolle Chance ist. Das Schnelligkeit der Schlüssel zum Erfolg ist. Das Resultat hiervon: unsere Aktivitätenliste wird immer länger!
Weil wir (beschleunigt durch Punkt 1 und 2) zuwenig reflektieren und über das, was wir da gerade machen, nicht ausreichend nachdenken. Meistens aus Angst etwas verpassen zu können, oder nicht mithalten zu können, oder nicht „gut“ genug zu sein (den Erwartungen an uns nicht gerecht zu werden). Das Resultat hiervon: unsere Aktivitätenliste wird immer länger!

Die alte Welt basiert auf dem Konzept von „VIEL (zu tun) ist BESSER!“

Was wiederum auf dem „Maschinenkonzept“ in der Management-Lehre aufbaut. Bei einer Maschine stimmt nämlich das Konzept noch von „viel ist besser“. Denn je länger eine Maschine „läuft“, umso mehr produziert sie auch. Wenn sie 6 Stunden läuft produziert sie z.B. 600 Produkte. Und wenn sie jetzt 12 Stunden lang läuft, dann sind das 1.200 Produkte. „Viel“ ist hier eindeutig besser.

Und es funktioniert auch für die Menschen, die vor allem Tätigkeiten ausüben, wo es in der Tat möglich ist, wenn man mehr Zeit investiert, dass dann auch mehr (größerer Output) rauskommt. Z.B. wenn jemand 6 Stunden am Fließband arbeitet, dann produziert dieser Mensch z.B. 100 Produkte. Wenn er/sie jetzt 9 Stunden am Fließband steht, dann sind das 150 Produkte. Auch hier produziert „viel“ ein besseres Resultat.

Oder wenn ein Ladengeschäft länger offen ist. Auch hier funktioniert dieses Modell. Denn je länger der Laden offen ist, umso mehr Kunden können dann dort einkaufen.

Doch in der neuen Welt in der wir leben, sind mehr und mehr Menschen „Denk-Arbeiter“. Sie verdienen ihr Geld vor allem mit denken, mit Wissen anwenden, mit Lösungen finden, mit Problem erkennen. Ich bin ein Denkarbeiter. Die meisten meiner Kunden sind Denk-Arbeiter. Und für uns Denkarbeiter sieht die Realität wie folgt aus, nur weil wir länger „anwesend“ sind, oder weil wir „härter“ arbeiten, werden wir dadurch nicht auch automatisch bessere / gute Resultate produzieren.

Wenn ich also in drei Stunden z.B. drei gute Ideen / drei neue Produkte entwickelt habe, dann bedeutet das nicht, dass wenn ich jetzt 9 Stunden arbeite (anwesend bin), dass ich jetzt automatisch auch neun gute Ideen / neue neue Produkte entwickeln werde.

In dieser neuen Welt der Denkarbeiter ist es nicht mehr so relevant wie lange wir etwas tun. Sehr viel relevanter ist, ob wir das wenige Wichtige tun und mit welcher Qualität wir das tun.

Schauen wir uns also die neue Welt des Zeitmanagements an

Sie basiert primär auf Zielen. Nämlich, was sind meine wenigen wichtigen Ziele? Und was sind die wenigen wichtigen Dinge, die mir am schnellsten (einfachsten, effektivsten …) helfen, diese wenigen Ziele zu realisieren?

Es geht also mehr um das Thema, den KERN, die ESSENZ, das WESENTLICHE zu finden. Nicht mehr alles zu tun, sondern nur noch das wenige Wichtige zu tun. Sehr viel klügere und weisere Entscheidungen zu treffen, für was wir unsere Zeit & Energie einsetzen möchten.

Es bedeutet, dass ich einen Weg finde, dass ich das, was ich mir steckt, meine besonderen Stärken und Potenziale, täglich besser und leichter abrufen und gezielter einsetzen kann.

Es bedeutet aber auch sehr bewusst sich selbst die Erlaubnis zu geben, damit aufzuhören, zu versuchen, alles tun zu wollen und zu können.

Die neue Welt folgt dem Motto von Dieter Rams (dem früheren Chefdesigner von Braun) der einmal sagte: „Weniger und besser!“ Was nichts anderes bedeutet, als das wir weniger Dinge besser tun sollten.

Was gilt es also in der neuen Welt für uns Denk-Arbeiter zu tun?

Es sind zwei wichtige Fähigkeiten, die wir lernen sollten:

Die eigene Energie sehr viel besser zu managen. Zum Beispiel „4-Fokus-Perioden“ pro Tag zu haben (das erkläre ich gleich noch) und das Chunking-Zeitmodell (die Bündelung von ganz bestimmten Aktivitäten an einem Tag) zu nutzen.
Die „richtigen“ Ziele & Projekte zu wählen und zu allem anderen NEIN zu sagen. Dem nachfolgenden „3-Stufen-Plan“ zu folgen:
1. Reflektieren, untersuchen, analysieren, um bewusst zwischen EKA- und Nicht- EKA-Aktivitäten unterscheiden zu können. Die wenig wichtigen Aktivitäten/Projekte aus dem riesengroßen Feld der vielen trivialen Aktivitäten herauszufiltern.
2. Alle Nicht-EKA-Aktivitäten zu stoppen (zu eliminieren, gehen zu lassen) – z.B. mit Hilfe der „2- Stunden-Frage“
3. Hindernisse und Widerstände aus dem Weg räumen, die verhindern, dass wir uns vor allem auf unsere EKA-Aktivitäten fokussieren können. Den Weg frei zu machen, dass das wenige Wichtige mit der richtigen Energie, Fokus (ungestört) und Qualität (nach dem Stärkenmodell) umgesetzt werden kann.

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Auch in der neuen Welt braucht es eine disziplinierte und systematische Vorgehensweise. Aber vor allem geht es darum herauszufinden, mit was wir den höchsten Beitrag und den größten Mehrwert kreieren, um dann auch sicherzustellen, dass wir diese Dinge ungestört und mit höchster Effektivität auch umsetzen können.

Natürlich sollte ich hier auch erwähnen, dass dieses neue Zeitmanagement von dem ich rede, natürlich nur von den Personen auch in ihr Leben frei implementiert werden kann, wenn sie auch einen gewissen Einfluss bzw. Gestaltungsfreiraum auf ihren Tag haben. Wenn sie sich also selbst organisieren dürfen. Und das trifft vor allem für Selbständige, Unternehmer, Führungskräfte (Manager), Leader und Team-/Projektleiter zu.

Der 3-Stufen-Plan in der praktischen Anwendung

Schritt 1: EKA-Aktivitäten von Nicht-EKA-Aktivitäten unterscheiden

Es geht darum, wenn wir eine Idee, Aufgabe, Projekt etc. haben/erhalten diese nicht sofort anzunehmen und gleich umzusetzen. Es geht hier nicht um Faulheit oder Arbeitsverweigerung. Sondern darum, erst „bewusster“ eine Aktivität zu reflektieren, sie zu bewerten, bevor wir uns „verpflichten“ (to commit) sie auch umzusetzen – sie zu tun. Es geht darum zu lernen, sehr viel langsamer „Ja“ und sehr viel schneller „Nein“ zu sagen.

Die nachfolgenden vier Fragen helfen hier hervorragend:

Frage 1: Handelt es sich hier um eine EKA-Aktivität? Bringt es uns schneller, leichter, effektiver an unser wichtigstes Ziel?
Frage 2: Habe ich eine hohe Begeisterung (intrinsische Motivation) dafür? Was ist das für mich inspirierende daran?
Frage 3: Wann ist der beste Zeitpunkt dafür? Wann muss es gemacht werden? Braucht es meine „beste Glucose“? (Erkläre ich gleich was damit gemeint ist)
Frage 4: Bin ich die beste Person dafür? Entspricht es meinen besonderen Talenten und Stärken?

Wenn die Antworten wir folgt lauten: Ja, Ja, heute, Ja! Dann sollte ich das auch heute tun. Denn in diesem Fall kreiere ich für mich und Andere ganz eindeutig den höchsten Mehrwert.

Es handelt sich hier ganz eindeutig um eine mentale Fähigkeit. Wir lernen, den „Autopiloten, der unseren Tag so stark steuert“ auszuschalten – bzw. temporär zu unterbrechen, um dann „bewusst“ wahrnehmen zu können. Also denken zu können.

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Das Denken und Reflektieren geht am besten, wenn wir die nachfolgenden vier Dinge gut hinbekommen:

1) Wenn wir feste Denkzeiten einplanen
Es ist egal ob es sich um 1 Stunde am Tag, oder 1 Woche im Quartal handelt, oder ob wir jeden Tag zu Beginn des Tages dafür 10 Minuten aufbringen. Wichtig ist, das wir es gezielt und bewusst tun. Nur wenn wir aus dem normalen Tagesablauf „ausbrechen“ können, können wir auch wieder bewusster denken. Wir müssen raus aus der „Hypnose, dem Autopiloten“ des normalen Tages.

2) Einen für uns guten Ort zum Denken haben
Oftmals ist das eigene Büro nicht der beste Ort. Es kann helfen, sich in ein Cafe zu setzen, oder durch die Straßen zu wandern, oder sich an einen ruhigen Ort im Unternehmen zurückzuziehen.

3) Ausreichend Erholungszeit / Pausen haben
Wenn wir genügend „Qualitativ Hochwertige Entspannungsperioden“ haben. Denn diese Erholungszeiten stellen sicher, dass wir uns immer wieder sehr gut erholen können, aber auch dass wir ausreichend Zeit mit den Menschen verbringen, die für uns wichtig sind. Dass wir eine bessere Work-Life-Balance haben. Beides hilft, dass uns das „Denken“ sehr viel leichter fällt. Zum Thema Erholung gehören für mich auch die Bereiche: Bewegung (Sport), Schlaf und Ernährung.

4) Wenn wir uns immer wieder fragen, was wirklich wichtig und bedeutungsvoll ist
Immer wieder in allem was wir tun, nach dem Kern, der Essenz suchen. Und diese Gedanken und Ideen auch aufschreiben und notieren.

Hier ist eine Vorgehensweise besonders hilfreich. Indem wir nämlich eine Entscheidung einem „extremen“ Test aussetzen. Zum Beispiel mit Hilfe der „2-Stunden-Frage“. Die besagt, „wenn ich nur 2 Stunden am Tag Zeit hätte um mein Ziel zu erreichen, was würde ich jetzt in jedem Fall tun?“ Diese Frage hilft uns sehr viel schneller die EKA-Aktivitäten zu identifizieren.

„Höchste Priorität hat der Schutz unsere eigenen Fähigkeit, für uns selbst, Prioritäten setzen zu können.“

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Schritt 2: Eliminieren (loslassen) – sich von den vielen trivialen (ineffektiven) Dingen trennen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie nur 2 von 10 Ideen wirklich umsetzen sollten. Das Sie nur 2 von 10 Aufgaben/Aktivitäten heute tun sollten. Das nur 2 von 10 Zielen wirklich für Sie motivierend und inspirierend sind. Das Sie sich nur auf diese 2 Ziele fokussieren sollten.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine Idee verfolgen, eine Aufgabe tun, ein Ziel sich setzten sollten, dann ist es immer ratsam zuerst immer NEIN dazu zu sagen.

Es ist an der Zeit zu lernen, NEIN zu sagen. „Neinsagen“ ist etwas Mentales, das aber auch eine starke emotionale Komponente beinhaltet. Denn wenn wir uns angewöhnen immer öfters „nein“ zu sagen, dann bedeutet das sehr oft, dass wir uns gegen die gängigen sozialen Erwartungen und Regeln stellen müssen. Nein sagen, kommt nicht bei allen gut an. Dazu braucht es natürlich anfänglich ein wenig Mut und Vertrauen.

Beweisen Sie Mut. Treffen Sie die Entscheidung, „beliebt sein“ mit „respektiert werden“ einzutauschen. Und haben Sie ein starkes „WARUM“. Warum Sie nein sagen wollen. Das heißt, werden Sie sich bewusst, was Ihre Motivation ist, öfters nein zu sagen.

Für mich ist es die, immer wenn ich nein zu etwas sage, dann sage ich auch ganz automatisch ja zu etwas anderem, sehr viel Wichtigerem für mich. Nämlich zu den 2 besten Ideen, zu den 2 erfolgsversprechenden Aufgaben und den 2 motivierendsten Zielen.

Es geht also darum, nur JA zu den Dingen zu sagen, die wirklich wichtig und bedeutungsvoll für Sie sind. Zu lernen sehr viel langsamer „JA“ und sehr viel schneller „NEIN“ zu sagen.

Und wenn Sie dann nein zu etwas sagen, dann bleiben Sie bestimmt und resolut und sagen Sie freundlich „Nein“. Zum Beispiel: „Vielen Dank, dass du hier an mich gedacht hast und ich meine Antwort ist nein. Trotzdem vielen Dank.“

„Wir leben in einer Zeit und Welt, in der so viel (fast alles) wertlos ist und nur sehr wenige Dinge wirklich außergewöhnlich wertvoll für uns sind.“

Wie eliminieren wir am besten diese Nicht-EKA-Aktivitäten?

Um heute Dinge besser hinzubekommen, besser machen zu können, geht es vor allem darum, etwas „abzuziehen“. Also loszulassen, Dinge zu eliminieren, zu reduzieren, zu vereinfachen.

Am besten nutzen Sie hierfür das nachfolgende Hilfsinstrument (lesen Sie hier mehr darüber)
Sie teilen alle Ihre täglichen Dinge (alles was Sie zur Zeit noch tun), in eine der viel Spalten in dieser Liste:

Und dann setzen Sie sich klare Eliminierungsziele (kreieren Sie Ihren ganz eigenen Eliminierungs-Fahrplan). Was, wollen Sie bis wann loslassen? Und dann tun Sie eine Sache nach der anderen loslassen.

Schritt 3: Widerstände und Hindernisse aus dem Weg räumen

Das Ziel ist: An einem Arbeitstag 80% meiner Zeit mit den wenigen wichtigen Dingen (1,2 oder maximal 3 EKA-Aktivitäten) zu verbringen, die auch noch meinen ganz besonderen Stärken und Talenten entsprechen. Jetzt geht es darum, Systeme, Abläufe, Routinen, Pläne etc. zu kreieren, die genau das für mich möglich machen.

Hier ein paar wichtige Anregungen was Sie dafür tun können:

1) Rituale kreieren

Ich habe ein festes Morgenritual kreieret. Und ein Teil von diesem Morgenritual ist es, meinen Tag zu planen. Ich plane mindestens vier Dinge:

Ich entscheide / werde mir bewusst, um was für einen Tag es sich heute handelt? Das ist das Junking-Konzept. Handelt es sich eher um Berichte schreiben, oder Planungen machen, oder Anrufe machen oder Vorträge/Seminare halten?
Dann entscheide ich mich, auf welche EKA-Aufgaben ich mich heute fokussieren werde.
Dann lege ich fest, was ich wann, an diesem Tag machen werde. Dazu teile ich meinen Tag in „4-Fokus-Perioden“ ein.
Und ich baue ausreichend Reserve-Zeit (Buffer) in meine Aufgaben und Aktivitäten ein.

Denn ich weiß, dass zwei Dinge immer wieder passieren:

dass ich für eine Aufgabe sehr viel länger brauche, als ich dafür eingeplant habe
dass ich immer auch Zeit hätte, wenn etwas „Ungeplantes“ eintritt. Dadurch kann ich flexibel und schnell auf solche Situationen reagieren ohne unter Stress zu kommen.

Generell plane ich also mindestens 50% mehr Zeit als Buffer ein.

2) Ich teile meinen Tag in „4-Fokus-Perioden“ ein und baue ausreichende Pausenzeiten ein

Experten sagen uns, dass wir nicht den ganzen Tag über leistungsstark sein können. Es gibt Phasen wo wir natürlich mehr Energie haben. Diese nutze ich sehr bewusst. Außerdem achte ich auf den Ultradian-Rythmus und plane deshalb pro Fokus-Periode maximal 90 Minuten ein.

Auf dieser nachfolgenden Grafik sehen Sie die 4-Fokus-Perioden. Experten sagen uns, dass wir in Periode 2 und 4 die besten „Blutzucker-Wert“ (beste Glucose) haben. In diesen beiden Perioden möchte ich meine wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben erledigen.

Photo: Basis von Photospin

Zusatzinfo: Körperliches Training sollte übrigens, gemäß dieser Experten, zwischen 17:00 und 18:00 durchgeführt werden. Und am besten sollte wir zwischen 18:00 und 19:00 Uhr zu Abend essen.

3) Fokus auf Fortschritt und nicht Perfektion

All diese neuen Zeitmanagement-Gewohnheiten umzusetzen ist nicht immer leicht. Es ist aber wie ich denke ein sehr lohnenswertes Ziel. Also am besten mit ersten kleinen Schritten beginnen, um so erste kleine Erfolge zu kreieren. Wichtig ist vor allem, dass wir damit anzufangen.

Es ist nicht wichtig, dass Sie alles gleich perfekt hinbekommen. Wichtig ist nur das wir anfangen.

Und dann, wenn Sie erste Fortschritte und erste kleine Erfolge hinbekommen haben, dann belohnen Sie sich und feiern Sie auch diese ersten kleinen Erfolge. Den dadurch können Sie Ihre Reise zu Ihrem neuen Tagesablauf und Tagesfokus sehr viel besser genießen.

4) Das Neue, immer wieder bewusst wiederholen

Wiederholen (üben) ist das große Geheimnis. Durch anfänglich, bewusste Wiederholung der neuen Routinen, entsteht in der Regel nach ca. 30 Tagen ein neues Verhalten, dass sich dann ganz normal für Sie anfühlt.

„Wiederholung ist die Mutter des Lernens, ist der Vater des Handelns, was sie zur Architektin der Zielerreichung macht.“ Zig Ziglar

5) Bewusst alle Hindernisse die im Weg stehen, um das neue Verhalten zu etablieren und zu automatisieren, auflösen

Beseitigen Sie alle Störungen, Unterbrechungen, Barrieren und Hindernisse die Ihnen bewusst werden Stück für Stück. Eine Idee ist zum Beispiel Ihre Emails nur noch drei Mal am Tag, zu festgelegten Zeiten zu lesen und zu beantworten.
Andere informieren, dass Sie nun nach dem EKA-Konzept vorgehen.
Hilfe bei der Umsetzung von Anderen sich holen. Sie müssen das nicht alleine machen.

Das neue Zeitmangement im 21. Jahrhundert bedeutet vor allem drei Dinge:

Ich wähle und entscheide bewusst, was ich tun werde / tun sollte (ich trenne mich davon, einfach ohne Nachdenken (Analyse), Dinge zu tun / anzunehmen).
Nur ein paar wenige Dinge sind wirklich wichtig und effektiv. Weniger ist besser und hilft mir mehr / schneller Erfolg zu haben – ich folge dem EKA-Konzept (80/20 Regel oder Pareto Prinzip genannt). Und ich trenne mich von allen Nicht-EKA-Aktivitäten (ich trenne mich von der Vorstellung, dass alles gleich wichtig ist).
Ich werde also nicht alles tun können, aber ich werde genug Zeit für die wenigen wichtigen Dinge haben (ich trenne mich von der Frage, wie ich noch mehr Aktivitäten in meinen Tag reinpacken kann)

„Wenn es eine Sache gibt, die Sie wirklich lieben und mögen und wo Sie ein besondere Stärke besitzen, dann sollten Sie nur noch diese eine Sache tun. Das macht Menschen heute effektiv und erfolgreich.“

Was ist Ihre Vorgehensweise, wenn es um Ihr Zeitmanagement geht?