Weniger arbeiten, um besser Resultate zu haben
Eine Studie von der renommierten Stanford Universität in den USA („The Productivity of Working Hours“, von John Pencavel, veröffentlicht in April 2014) zeigt auf, dass die Produktivität pro Stunde dramatisch nachläßt, wenn wir mehr als 50 Stunden in der Woche arbeiten. Und es ist sogar so, dass sie noch dramatischer abfällt, wenn wir mehr als 55 Stunden die Woche arbeiten. Es zeigt sich also, dass es keinerlei Sinn macht länger als 55 Stunden in einer Woche zu arbeiten. Wenn z.B. jemand 70 Stunden die Woche arbeitet, dann ist dieser Mensch genauso produktiv wie jemand der „nur“ 55 Stunden arbeitet.
Produktivität neu betrachten
Es ist an der Zeit zu akzeptieren, dass lange Aufgabenlisten (To-Do-Listen) extrem unproduktiv sind, Menschen enorm frustrieren und Selbstvertrauen rauben. Dass wir Dinge immer wieder aufschieben ist nicht das Problem. Das Problem ist unsere Überzeugung 20, 30 oder noch mehr Dinge pro Tag tun zu wollen. Wir glauben leider immer noch, dass mehr (tun) besser ist.
Irgendwann glaubten wir daran, dass unsere Aufgabenlisten die Lösung für einen produktiven und erfolgreichen Tag sind. Sie sollten uns helfen weniger Stress, mehr Klarheit und Erfolg zu haben. Und genau das Gegenteil ist für sehr viele eingetreten.
Denn jetzt, wenn wir eine Aufgabenliste mit 30 Dingen für einen Tag haben, können wir uns erst dann zurücklehnen und entspannen, wenn wir diese 30 Dinge auch an diesem Tag geschafft haben. Und genau das gelingt den meisten von uns so gut wie nie.
Nachfolgend fünf kleine Tipps und Vorgehensweisen für einen wirklich tollen und gleichzeitig sehr produktiven Tag
#1: Nur mit Erfolgslisten arbeiten
Ich arbeite nicht mehr mit Aufgabenlisten sondern mit „Zielerreichung- oder Erfolgslisten“. Ich habe pro Quartal eine sehr kleine Liste mit ganz wenigen Dingen (Verhalten, Aktivitäten, Projekten, Gewohnheiten etc.) die mir helfen, meine wichtigen Ziele für dieses Quartal (Jahr) zu realisieren.
Die Logik ist: „Ich habe an einem Tag nie genug Zeit alles auf meiner sehr langen Aufgabenliste zu machen. Aber ich habe immer genug Zeit, um die ganz wenigen (1, 2 oder maximal 3) Dinge auf meiner Erfolgsliste zu machen.“
#2: Möchten (Interesse und Faszination) und nicht sollten (Angst und Druck)
Aktivitätenlisten sind eine Anhäufung mit enorm vielen „Sollte-Aufgaben“. Besessen von dem Denkmodell jeden Tag einen perfekten Tag haben zu müssen, füllen wir unseren Tag mit Umengen an Aktivitäten, die wir tun „sollten“.
Wenn jemand mir sagt, dass er/sie heute „weniger essen oder sich mehr entspannen sollte“, dann weiß ich ziemlich sicher, dass diese Person diese Dinge nicht tun wird.
Nur was wir wirklich „möchten“, tun wir auch. Deshalb, streichen Sie alles von Ihrer Aktivitätenliste, was Sie tun sollten. Und schreiben nur auf, was Sie an diesem Tag auch tun möchten und es deshalb auch tun werden.
#3: Stärken und Talente
Es hat sich gezeigt, dass wir alle ganz bestimmte Dinge hervorragend können. Wir besitzen alle, ganz natürliche Stärken und Talente. Meisten sind das auch die Dinge, die uns interessieren und faszinieren.
Und hier ist die Strategie sich nur auf die Dinge zu fokussieren die unseren besonderen Stärken entsprechen (und den Rest nicht mehr tun, delegieren etc.).
Wenn wir uns nicht auf unsere besondere Stärken fokussieren, dann sind wir irgendwann auch „austauschbar oder ersetzbar“. Wenn Sie sich Ihre derzeitigen Aktivitätenliste ansehen, dann werden auch Sie sicherlich erkennen, dass viele dieser Dinge auf dieser Liste nicht Ihren besonderen Stärken entsprechen. Deshalb sollten auch nicht mehr Sie, sondern andere Menschen, die darin ihre besonderen Stärken haben, diese Dinge tun.
Natürlich ist hier der erste Schritt herauszufinden, was ihre besonderen Stärken sind und dann im zweiten Schritt damit zu beginnen, Ihr Leben und Ihre Arbeit danach auszurichten und zu organisieren. Mittel- bis langfristig wird diese Strategie Ihr Leben enorm bereichern und Ihren Erfolg drastisch verbessern.
Hin und wieder Dinge tun zu müssen, die nicht unseren Stärken entsprechen ist sicherlich unumgänglich. Wenn es sich jedoch um eine wiederkehrende (regelmäßige) Aufgabe oder Aktivität handelt, die nicht ihren Stärken entspricht, dann ist es jetzt an der Zeit bewusster darüber nachzudenken, wie es möglich ist, dass Sie es in Zukunft nicht mehr länger tun werden.
#4: Maximal 3 Dinge pro Tag
Aktivitätenlisten fehlt es an Prioritäten. Es ist einfach nur eine lange Liste mit Aktivitäten. Wir fangen in der Regel oben an. Oder mit den Dingen die uns leicht und einfach erscheinen.
Aber wäre es nicht besser sich nur auf 1, 2 oder maximal 3 wichtige Dinge für diesen Tag zu fokussieren?
Legen Sie, auf Basis Ihrer Erfolgsliste, nur ganz wenige Dinge für Ihren Tag fest. Dinge, die Ihnen auch real helfen werden Ihre wichtigen Ziele zu erreichen, die Sie faszinieren (motivieren und interessieren) und die Ihren besonderen Stärken entsprechen.
In dieser Kombination wird jeder Tag ein extrem produktiver Tag und ein besonders erfolgreicher Tag für Sie werden.
#5) Fest planen und neue Gewohnheiten kreieren
Erst wenn wir eine Aktivität in unseren Tageskalender (Uhrzeit und Dauer) festlegen und eintragen, können wir auch sicher gehen, dass wir diese Sache tun werden.
Tragen Sie am besten für eine Woche im Voraus, ansonsten täglich, die 1 bis maximal 3 Dinge pro Tag in Ihren Kalender ein, die Sie an einem Tag tun werden. Immer mit Uhrzeit und Dauer.
Verplanen Sie aber immer nur 60% Ihrer Zeit an diesem Tag mit diesen Aktivitäten. Lassen Sie die restliche Zeit frei für mögliche Überraschungen, Störungen oder Unerwartetes.
Machen Sie daraus ein festes Ritual oder Routine. Wenn Sie es wöchentlich planen, dann machen Sie das vielleicht am Freitag Nachmittag um 16:30 für die nächste Woche. Oder wenn Sie es täglich planen, dann machen Sie das vielleicht jeden Tag um 09:00 Uhr.
Bessere Resultate kreieren
Für mich ist der Sinn von Zeitmanagement nicht der, permanent (den ganzen Tag über) beschäftigt zu sein. Sondern der, dass es mir hilft, besserer Resultate zu kreieren. Dies war für mich eine sehr wichtige Erkenntnis und hat mir geholfen meine Zeit und meine Aktivitäten anders zu sehen und zu organisieren.
Ich weiß, wir alle werden letztendlich nicht dafür bezahlt, dass wir irgendwo für eine bestimmte Zeit „anwesend“ sind. Sondern dafür, dass es uns gelingt für unsere internen (Teammitglieder) und externen Kunden bessere und größere Resultate zu kreieren.
Die Ironie ist, dass unsere Besessenheit mit unserer Produktivität unserer Produktivität enorm geschadet hat. Wahre Produktivität hat vor allem damit zu tun, wichtige und bedeutungsvolle Resultate zu kreieren, indem wir weniger und nicht mehr tun.
